Migratie naar Furnqube: het stappenplan

Inleiding

Als je momenteel al gebruikt maakt van software om je administratie te beheren, dan heb je nood aan een plan om over te stappen naar Furnqube. Niet iedereen werkt op dezelfde manier, niet iedereen gebruikt dezelfde software, niet alle winkels / firma’s zijn hetzelfde. Daarom zal de migratie naar Furnqube telkens verschillend zijn, maar we willen je wel tips geven om dit van A tot Z goed te laten verlopen.

Stappen

1. Na activatie van jouw trial versie, controleer je best de instellingen. Op die manier ben je direct goed van start.
2. Standaardtabellen controleren en aanvullen. Dit is de basisdata die je gebruikt doorheen FurnQube (bv. Postcodes, afdelingen). Deze kan je vooraf instellen. Maar ook terwijl je bezig bent, kan je altijd deze tabellen verder aanvullen.
3. Aanmaak van je medewerkers en hun log-in. Je kan zoveel medewerkers en log-ins aanmaken als je wil. Echter zullen maar zoveel gebruikers tegelijk kunnen inloggen, volgens je licentie.
4. Importeren van ‘oude’ gegevens. Kan je je oude gegevens exporteren naar Excel? Dan kan je er voor opteren om data uit je oude systeem te importeren in FurnQube. FurnQube maakt imports voor klanten, leveranciers, artikelen, postcode/gemeentes mogelijk. Echter kan het ook verstandig zijn, om met een schone lei te beginnen. Zo kan je je data opnieuw (en op een goede manier) opbouwen. Deze beslissing is aan jou. FurnQube laat trouwens toe om ‘on-the-fly’ nieuwe data in te geven (bv. terwijl je een nieuw artikel aanmaakt, kan je ook direct een nieuwe artikelgroep creëren). Heb je vragen hierover of wens je andere zaken te importeren die nog niet voorzien zijn, neem dan zeker met ons contact op.
5. Ingave van je beginvoorraad. Nadat je artikelen zijn ingelezen, moet je je beginvoorraad toevoegen. Indien je manueel je artikelen ingeeft, kan je ook direct de beginvoorraad toevoegen. De beginvoorraad zal normaal je totale voorraad zijn. De voorraad die nog ‘vrij’ is, maar ook de voorraad die reeds is toegewezen, maar nog niet geleverd aan de klant.
6. Ingave van je lopende / openstaande orders. Het beste idee is om je openstaande orders in te geven in FurnQube, en niet te opteren voor een ‘uitdoofscenario’ van de oude orders (Uitdoofscenario: de oude orders afwerken in je oud systeem, nieuwe orders in FurnQube). Als je zou kiezen voor een uitdoofscenario, zal je niet alleen tegen problemen met de voorraad aanlopen, maar ook problemen inzake factuurnummering, … De beste strategie is om deze verkooporders, maar ook bijhorende aankooporders over te nemen in FurnQube en te zorgen dat hun status correct staat. Op die manier leer je direct ook goed werken in FurnQube.
   

Bij twijfels, problemen of vragen, kun je ons altijd contacteren. We kunnen samen met jullie een migratieplan uitwerken moest dit nodig blijken.