Periodeafsluiting: van betaling tot facturatie


Introductie

Op het einde van iedere periode (wellicht dagelijks), moet je zorgen dat je kasboek, dagontvangstenboek en facturen zijn aangevuld en gemaakt. Furnqube geeft je de nodige overzichten en mogelijkheden om dit te kunnen doen. Het dashboard ‘Afsluiten periode’ begeleidt je in deze stappen. Je kan hier ook de periode afsluiten. Let wel: als de periode is afgesloten, kun je dit niet meer terugdraaien.

Kasboek – controle van de ontvangsten

In Furnqube houdt de betalingen op de verkooporders van klanten bij. Op het einde van de periode controleer je best de ingegeven betalingen. Alle contante betalingen zal je moeten overnemen in je kasboek. Furnqube geeft je een overzicht (afdruk/export) van deze contante betalingen.

Menu>Verkopen>Ontvangsten/facturen>Overzicht ontvangsten

Voor iedere betalingswijze kun je via de parameter ‘in kas’, instellen als dit een contact betalingsmiddel is of niet.

Menu>Administratie>Standaardtabellen>Betalingswijze

Opmerking: Furnqube houdt niet alle inkomende en uitgaande geldbewegingen bij, maar enkel deze gerelateerd aan verkopen. Furnqube is dus geen officieel kasboek, maar helpt je om alles correct in je kasboek in te kunnen schrijven.

Facturen vs tickets

Met Furnqube kun je facturen voor je klanten aanmaken. Dit kunnen ofwel facturen zijn van (geleverde) goederen (verkoopfacturen), maar dit kunnen ook voorschot of aanbetalingfacturen zijn voor je klant. Indien je facturen aan klant maakt, dan hoeven deze verkopen niet te worden ingeschreven in je dagontvangstenboek.

Je kunt er ook voor opteren om geen facturen aan klant te maken. Maar dan moeten de ontvangsten van deze verkopen (bv toonbankverkopen of ontvangen voorschottten/aanbetalingen) opgenomen worden in je dagontvangstenboek. Furnqube verwacht dat je hier voor ‘tickets’ maakt. In Furnqube zijn tickets ook een soort facturen, maar dan factuur aan een algemene klant (dus niet op de ‘echte’ klant). Er zijn 2 soorten tickets:

  • Verkooptickets (kastickets): als alles die geleverd is, ook betaald is, kun je kiezen om een kasticket af te drukken. Dit zal vooral gaan over de toonbankverkopen, dus verkopen die direct door klant betaald en meegenomen worden.
  • Voorschottickets of (aan)betalingstickets: voor betalingen op verkopen, die niet afgepunt zijn aan een factuur, kun je een voorschotticket maken. Dit ticket kan als betalingsbewijs meegegeven worden aan je klant. Maar is in feite een voorschot of aanbetalingsfactuur op een algemene klant.

Als je op het verkooporder op de actieknop ‘Ticket/factuur’ drukt, krijg je de keuze welke soort factuur/ticket je wil maken.

Aanmaak facturen

Furnqube toont je welke verkopen geleverd zijn, maar waarvan nog geen factuur gemaakt is. Je kan dit zien en opvragen via:

  • De tegel ‘Factureren’ op je hoofd dashboard
  • De tegel ‘Aanmaak facturen’ op het dashboard van ‘Periode afsluit’
  • Via: Menu>Verkopen>Ontvangsten/facturen>Verkopen factureren

Aanmaak voorschottickets (aanbetalingstickets)

Voor alle betalingen die niet direct gefactureerd worden, maak je best een voorschotticket op. Dit dient dan ook als betalingsbewijs voor je klant. Furnqube geeft je ook een overzicht van alle betalingen die nog niet afgepunt zijn aan een factuur, en waarvoor ook nog geen voorschotticket gemaakt is. Je kan dit raadplegen als volgt:

  • De tegel ‘Aanmaak voorschottickets’ op het dashboard van ‘Periode afsluit’
  • Via: Menu>Verkopen>Ontvangsten/facturen>Betaling zonder factuur/ticket

Bij het doorklikken op de betaling, krijg je nog 3 mogelijkheden:

  • Indien er voor die klant/verkoop een openstaande factuur bestaat, kun je de betaling afpunten aan deze factuur. Dan hoef je geen ticket op te maken
  • Voorschot/aanbetalingsticket. Dit wordt een soort factuur op een algemene voorschotklant
  • Voorschot/aanbetalingsfactuur op naam van de klant

Tegenboeking voorschottickets (aanbetalingstickets)

Je maakt voorschot of aanbetalingstickets van betalingen wanneer er nog geen verkoopfactuur of verkoopticket is gemaakt. Uiteindelijk (normaal bij levering) zal er wel een verkoopfactuur of verkoopticket worden gemaakt. En zal deze betaling afgepunt worden aan de factuur of het verkoopticket. Als dit is gebeurt, dan moet het eerder gemaakte voorschotticket worden tegengeboekt. Dus waar het voorschotticket een soort factuur is op de algemene voorschotklant, zal de tegenboeking van het voorschot/aanbetaling een soort creditnota zijn op de algemene voorschotklant. Furnqube houdt dit voor jou bij. Je kan opvragen welke voorschottickets nog moeten worden tegengeboekt via:

  • De tegel ‘Tegenboeking voorschottickets’ op het dashboard ‘Periode afsluit’
  • Via: Menu>Verkopen>Ontvangsten/facturen>Tegenboeking voorschottickets

Dagontvangsten

Alle ontvangsten waarvoor geen factuur aan een klant is gemaakt, moeten opgenomen worden in het dagontvangstenboek. Furnqube heeft op zich geen dagontvangstenboek, maar via het systeem van de tickets, krijg je wel overzicht welke bewegingen je moet opnemen in je eigen dagontvangstenboek. Dit zijn dus alle tickets gemaakt in een bepaalde periode (meestal dagelijks). Dit kun je vinden onder:

  • De tegel ‘Dagontvangsten’ op het dashboard ‘Periode afsluit’
  • Via: Menu>Verkopen>Ontvangsten/facturen>Afdruk dagontvangsten